Donner du sens à des réunions physiques ou digitales plus productives

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De nombreux candidats rencontrés récemment semblent toujours ne pas trouver les réponses attendues dans les réunions auxquelles ils se disent contraints d’assister. Selon eux, il y a encore trop de réunions physiques ou digitales dont les participants sortent démotivés, stressés ou momentanément incapables d’agir. Les victimes s’interrogent alors sur le réel intérêt de ce temps passé, par rapport à la perte de productivité qui en résulte. Pourtant, pour beaucoup, une réunion bien menée reste nécessaire à l’épanouissement professionnel de chacun et représente un des leviers de cohésion et de performance pour l’équipe. Les convaincus reconnaissent qu’animer une rencontre en personne ou non n’est pas chose aisée mais qu’il existe certaines bonnes pratiques à suivre pour assurer le succès de l’exercice.

Selon des animateurs reconnus pour leur performance, se mettre à la place des participants est un pré-requis. Pour le public présent ou à l’écran, la participation à une réunion doit servir d’une part le besoin d’appartenance au groupe et d’autre part le besoin de reconnaissance personnelle de chacun, en formalisant sa propre valeur ajoutée. Pour être efficace, tout le monde s’accorde à dire que la réunion doit être préparée, fixée à l’avance avec une durée précise, avec un ordre du jour, des documents à lire et des objectifs communiqués au préalable afin que chacun perçoive mieux l’apport attendu. . Ces moments doivent également tenter de produire des interactions informelles positives entre les participants, favorisant la circulation de l’information par le maintien de liens sociaux et de relations plus personnelles. Tous les participants nous disent vouloir s’exprimer sans crainte de jugement. Les attentes vis-à-vis de l’animateur sont également fortes lorsqu’il s’agit de fixer les règles du jeu et de les incarner, de solliciter les plus passifs ou d’être assez humble pour écouter tous les avis sans segmenter.

Les managers disent désormais constater que les membres de leur équipe se sont améliorés en réunion de travail quant à la concision de leurs messages. De plus, nous observons nous-mêmes chez tous les candidats, une nette évolution des compétences techniques dans l’utilisation des outils bureautiques et numériques et dans la pratique du partage de documents ou d’écrans. Le numérique a eu pour effet d’aider à calibrer le temps, en commençant et terminant les réunions à l’heure pour faire place à d’autres rendez-vous, et ces habitudes semblent s’être généralisées en partie au présentiel.

Autant les animateurs que les participants résument souvent les conditions d’efficacité d’une réunion comme, d’une part, créer un moment d’inclusion au cours duquel une question est posée sous forme de tour de table, pour permettre à chacun de s’exprimer rapidement . , d’autre part de gérer l’équilibre des temps de parole entre les participants et enfin d’encourager toutes les attitudes bienveillantes pour créer et entretenir des relations sociales satisfaisantes.

Les animateurs plus expérimentés évoquent également le fait de clarifier les objectifs en préambule, de demander à chacun ce qu’il souhaite trouver en fin de réunion, de formaliser tout au long de la séance de travail les “qui fait quoi et quand” d’éviter les digressions et les fausses décisions, enfin d’évaluer pour chaque rencontre l’utilité du temps investi et les axes d’amélioration de la suivante, du point de vue des résultats, de la qualité de l’animation et de celle des relations.

De ces échanges, il résulte finalement qu’en plus de sa fonction opérationnelle, la réunion peut être un puissant facteur de motivation, à condition qu’elle apporte du sens, permette la contribution de chacun et favorise le développement des relations sociales au travail. . Si chacun à l’issue d’une réunion peut se dire satisfait de sa participation, avoir autant appris que contribué et faire partie d’une belle équipe, l’esprit de coopération s’installera pour longtemps, induisant plus de productivité et donnant envie à chacun pour renouveler l’expérience.

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